配送管理制度
一、工作流程
(一)出車前車況檢查
1、出車前檢查車輛的水表、汽油、機(jī)油、輪胎狀況,并填寫好出車時(shí)間,車輛里程表數(shù)字。(后附《物流部配送車輛明細(xì)表》)
2、檢查車輛所載商品是否完好,并保證商品在途中的安全、完好、完整、無損。
(二)出車前送貨單對照確認(rèn)
送貨人員在公司下發(fā)送貨派車單后:
1、仔細(xì)查看出貨單,必須注意:
a、貨盆數(shù)量、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品名稱、門店名稱是否正確無誤。 b、明確是部分送貨還是全部送貨。
2、根據(jù)出貨單,調(diào)配送貨單的先后順序,按照公司設(shè)定行程,并在出貨單上簽名。(聯(lián)營店的出貨單需拿回公司)
3、拉貨盆時(shí)再次根據(jù)出貨單,再次確認(rèn)以下事項(xiàng):詳細(xì)地址、收貨人是否在場等情況。
(三)提貨
1、送貨人員或配送司機(jī)憑出貨單提貨。
2、提貨時(shí),要遵循“先進(jìn)先出”的原則,安排好客戶貨物的擺放順序,要點(diǎn)清貨物數(shù)量,規(guī)格。
3、運(yùn)送產(chǎn)品要小心輕放,不得亂丟重摔,因工作不慎造成損壞的負(fù)全部責(zé)任。
(四)將商品安全送至門店或客戶在計(jì)劃單上所約定的地點(diǎn),下貨放好,并將上一批貨帶回
1、熱情主動(dòng)向客戶打招呼,說明事由。
2、務(wù)必請客戶根據(jù)出貨單對所送商品進(jìn)行逐件驗(yàn)收。
3、驗(yàn)收無誤后,要求客戶在出貨單上寫清楚已收貨,簽名﹑日期﹑(有公章的要加蓋公章)。
4、交付完畢,友情提醒客戶,貨物如有問題請及時(shí)聯(lián)系計(jì)劃員,對客戶提出的問題,予以耐心、熱情的解答,并做好記錄。
5、臨別,誠摯地表達(dá),感謝客戶,如“老板,好生意,我們走了”。
(五)遇到客戶不收貨
1、要查明原因,主動(dòng)協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)不了的,主動(dòng)聯(lián)系業(yè)務(wù)員或計(jì)劃員,由業(yè)務(wù)員協(xié)調(diào),有過期退貨的,門店需將退貨明細(xì)提交至ERP系統(tǒng)并開具退貨單,產(chǎn)品才能拉回工廠報(bào)廢區(qū)。
(六)找不到客戶地址
1、應(yīng)先主動(dòng)聯(lián)系業(yè)務(wù)員(如無業(yè)務(wù)員電話,可打電話聯(lián)系公司內(nèi)部人員),與業(yè)務(wù)員聯(lián)系處理。
2、如確實(shí)找不到客戶地址或其他特殊情況,可把貨物先退放在工廠區(qū),把出貨單交到計(jì)劃人員,再做處理。
(七)送貨結(jié)束
1、當(dāng)天送完貨后,回公司要把當(dāng)天已送出的貨物和貨盆記錄清楚,貨盆數(shù)據(jù)需與門衛(wèi)保安交接清楚,雙方對接好后方可離開,否則出錯(cuò)由當(dāng)事人承擔(dān)。
2、因送貨時(shí)間太晚,出現(xiàn)緊急情況的,可以與相關(guān)管理人員聯(lián)系,視情況而定。
3、下班時(shí),司機(jī)需將車輛內(nèi)外清洗干凈,把車輛停在指定的位置,并且鎖好車門,鑰匙交給門衛(wèi)保安人員,并如實(shí)填好《物流部配送車輛明細(xì)表》。
(八)駕駛員規(guī)定
1、駕駛員必須遵守《中華人民共和國道路交通管理?xiàng)l例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則,安全駕車,并應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。
2、駕駛?cè)藛T應(yīng)定期實(shí)行車輛檢查及保養(yǎng),確保行車安全。
3、發(fā)現(xiàn)車輛有故障時(shí)應(yīng)立即檢修。不會(huì)檢修的,應(yīng)立即報(bào)告物流主管,并提出具體的維修意見(包括維修項(xiàng)目和大致需要的經(jīng)費(fèi)等)。
4、出車回來,要檢查存油量,及時(shí)加油。
5、上班時(shí)間內(nèi)駕駛員未被派出車的,應(yīng)隨時(shí)在公司等候出車。有要事確需離開公司時(shí),要告知物流主管去向和所需時(shí)間,經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開;并保持手機(jī)通信暢通。
6、駕駛員出車執(zhí)行任務(wù),遇特殊情況不能按時(shí)返回的,應(yīng)及時(shí)通知物流主管,并說明原因。
二、規(guī)范服務(wù)
(一)穿著干凈整潔,面帶微笑。
(二)保持車身,車內(nèi)干凈,清潔,無污漬。
(三)對顧客的抱怨要有耐心聆聽,做好解釋工作。顧客對本公司提出的意見和建議做好記錄,回公司后反饋給相關(guān)人員。
(四)端正服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量。
(五)對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作有異議,要在工作完成后以書面形式向上級匯報(bào)并提出1-2個(gè)改善方案。
三、車輛的維護(hù)和保養(yǎng)
(一)司機(jī)發(fā)現(xiàn)車輛故障或需要維修保養(yǎng)時(shí),應(yīng)先填寫“車輛維修保養(yǎng)單”,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,向物流主管提交車輛維修保養(yǎng)申請、申報(bào)維修保養(yǎng)的費(fèi)用預(yù)算。
(二)審核預(yù)算維修費(fèi)用。物流主管接到“車輛維修保養(yǎng)單”后,對車輛進(jìn)行故障分析,確定是否需要維修及維修項(xiàng)目,并確定維修費(fèi)用的限額。
(三)確定維修廠家。物流主管根據(jù)車型、維修項(xiàng)目確定車輛維修廠家。
(四)物流主管確定維修廠家之后,應(yīng)請綜管部經(jīng)理在“送修單”上簽字。
(五)司機(jī)將待修的車輛送到指定的維修廠家進(jìn)行修理。
(六)維修結(jié)束后,司機(jī)及綜管部相關(guān)人員應(yīng)對維修車輛進(jìn)行技術(shù)鑒定,檢驗(yàn)合格,收回更換的舊部件,并核定維修費(fèi)用的合理性、準(zhǔn)確性后,方可在維修廠家的單據(jù)上簽字。司機(jī)對維修費(fèi)用的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
(七)將送修車輛接回公司后,由物流主管進(jìn)行驗(yàn)收。司機(jī)應(yīng)將“車輛維修保養(yǎng)單”及“維修清單”及時(shí)交回物流主管。
(八)更改維修項(xiàng)目。車輛在維修過程中,若發(fā)現(xiàn)由于其他問題需要增加維修項(xiàng)目或維修費(fèi)用,應(yīng)按照上述程序重新申請。
(九)物流主管對維修費(fèi)用實(shí)行統(tǒng)一的月度或季度結(jié)算。結(jié)算前,車輛送修人員須檢查送修車輛審批手續(xù)的規(guī)范性,并再次核定費(fèi)用收取的合理性。
(十)車輛的維修保養(yǎng)應(yīng)在公司指定的修理廠家進(jìn)行,由專人結(jié)算;否則,維修保養(yǎng)費(fèi)一律不予報(bào)銷。
(十一)自行修理者,可報(bào)銷購買材料和零件費(fèi)用。
(十二)車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修理或更換零件時(shí),可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修理,但非迫切需要或修理費(fèi)超過平時(shí)100元時(shí),應(yīng)與物流主管聯(lián)系請求批示。
(十三)由于司機(jī)使用不當(dāng)或疏于保養(yǎng),導(dǎo)致車輛損壞或機(jī)件故障,視情節(jié)輕重,由公司與司機(jī)按比例承擔(dān)維修費(fèi)用,并追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
(十四)行政部負(fù)責(zé)人應(yīng)對車輛進(jìn)行不定期檢查,內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、車輛內(nèi)外衛(wèi)生和一般保養(yǎng)狀況等。檢查不合格者,對司機(jī)及相關(guān)主管人員分別處以100~200元的罰款,情節(jié)嚴(yán)重者取消其駕駛資格。
四、 車輛保險(xiǎn)
(一)公司所有車輛的保險(xiǎn)費(fèi),統(tǒng)一由公司支付。
(二)公司車輛投保險(xiǎn)種及標(biāo)準(zhǔn)按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,任何人不得私自增加或減少投保險(xiǎn)種,也不得私自增加或降低投保標(biāo)準(zhǔn)。
(三)一旦出現(xiàn)車輛保險(xiǎn)索賠事件,物流主管應(yīng)在第一時(shí)間與保險(xiǎn)公司取得聯(lián)系,并保存好索賠資料。事故處理完畢,連同“車輛事故報(bào)告表”一起交保險(xiǎn)管理員辦理索賠手續(xù)。
五、 違規(guī)處理
(一)無照駕駛或未經(jīng)許可將車借予他人使用,而違反交通規(guī)則或發(fā)生事故的,由駕駛?cè)顺袚?dān)后果。
(二)違反交通規(guī)則,其罰款或扣分由司機(jī)承擔(dān)。
(三)車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒而發(fā)生交通事故,應(yīng)先急救傷患人員,及時(shí)報(bào)警,并與管理部門及主管取得聯(lián)系。如屬小事故,可自行處理后向物流主管報(bào)告。
(四)如遇意外事故造成車輛損壞,扣除保險(xiǎn)金額后,再視實(shí)際情況由司機(jī)與公司按比例承擔(dān)費(fèi)用。
(五)發(fā)生重大交通事故后,如需向受害人賠償損失,扣除保險(xiǎn)金額后,其差額再視實(shí)際情況由司機(jī)與公司按比例承擔(dān)。
六、獎(jiǎng)懲規(guī)定
(一)獎(jiǎng)勵(lì)
1、獎(jiǎng)勵(lì)基金:對于本月工作表現(xiàn)優(yōu)良按照《物流配送流程及管理制度》執(zhí)行的給予記“口頭表揚(yáng)”,并予一定的獎(jiǎng)勵(lì)(100元)。
(二)懲罰
1、通報(bào)批評:對于日常工作表不好的不按照《物流配送流程及管理制度》執(zhí)行的給予記“口頭警告”處分,不予以罰款。
2、警告:對于日常工作表現(xiàn)差的不按照《物流配送流程及管理制度》執(zhí)行發(fā)貨或本月客戶投訴有不良態(tài)度行為,超過2次者將給予記“口頭警告”處分,扣除獎(jiǎng)勵(lì)基金。
3、小過:對于違反《物流配送流程及管理制度》且造成公司經(jīng)濟(jì)利益損失。